En una sociedad organizada, todos los actos del hombre están regulados de alguna manera, incluso algo que en apariencia pueda parecernos irrelevante, como la destrucción documentos en España, porque en la regulación de las actividades está la garantía de orden.
En este sentido, la responsabilidad derivada de la posesión de datos personales de clientes o trabajadores, inicia con su obtención y se mantiene hasta el momento en que son efectivamente destruidos.
Dicha efectividad se traduce en confidencialidad, y en cuanto a la cancelación de los ficheros, sean digitales o físicos, la Ley Orgánica de Protección de Datos, mejor conocida como LOPD, establece que deberán aplicarse las medidas que impidan el acceso a la información contenida en ellos o una futura recuperación.
Evidentemente, lo anterior significa que no será una destrucción eficaz aquella donde se rompan los documentos en algunos pedazos para después ser tirados a la basura. Se necesitan recursos más idóneos, y esto nos conduce a la aplicación de la normativa DIN 66399, la cual prevé las condiciones para este procedimiento.
Formas de destrucción
Ahora bien, para dar un efectivo cumplimiento a la LOPD y evitar las sanciones de hasta 600.000 euros que pueden imponernos por su inobservancia, tenemos que optar por alguna de las tres formas previstas en esta normativa para dar un tratamiento adecuado a la información que destruiremos.
La primera de ellas, es la utilización de una trituradora de papel, la cual debe cumplir con las formalidades establecidas en la norma DIN 32757. En segundo lugar, podemos optar por la contratación de una empresa dedicada a la destrucción de documentos y en última instancia, la ley ofrece la incineración.
Para todas las alternativas, es importante asegurarse de que se ejecute una eliminación total de la documentación, destruyendo toda posibilidad de recuperación de los datos contenidos en los documentos sometidos a dicho proceso.
Y, aunque todas ellas tienen pros y contras, no cabe duda que la más recomendada, es la contratación de una empresa experta en el área, porque no solo sabrán seguir las indicaciones legales, sino que nos orientarán acerca de los plazos de conservación, se encargarán de que la eliminación sea definitiva y además, pueden garantizarnos la confidencialidad del procedimiento.
Adicionalmente, tengamos en cuenta que el paso del tiempo o el cumplimiento de una finalidad específica no son las únicas situaciones en las que podemos necesitar destruir documentos. Cuando hemos decidido cambiar el domicilio de nuestro negocio, además de procurar contratar un servicio de mudanzas baratas Madrid también necesitaremos observar estas normas si debemos desechar documentación que ya no será válida en nuestra nueva dirección.
Así mismo, procuremos maximizar los niveles de protección y confidencialidad de aquella información que conservaremos, puesto que durante una mudanza, podríamos extraviar documentación relevante.